DATENSCHUTZINFORMATION FÜR NEU-KONTAKTE
Information nach Art. 13 DSGVO
an neue Kontakte im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen
Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung
ACKERMANN-Gruppe mit den Unternehmen:
ACKERMANN Hausverwaltung GmbH
ACKERMANN Wohnungseigentumsverwaltung GmbH,
Ackermann Baumanagement GmbH
Ackermann Immobilien GmbH
Garmischer Str. 7
80339 München
Deutschland
Zweck der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur unter Einhaltung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen.
Wir verwenden Ihre Daten zur Beantwortung von Anfragen oder Kontaktaufnahme und Kommunikation zum jeweiligen Anliegen sowie zur Vertragsabwicklung bzw. Verwaltungsaufgaben und allen damit verbundenen, notwendigen Tätigkeiten.
Wir speichern und verarbeiten Ihre Daten in unseren internen Verwaltungsprogrammen, E-Mail-Programm, Office-Programmen.
Der Zugriff auf Ihre Daten ist nach einem Rechte- und Rollenkonzept definiert und nur den für den jeweiligen Zweck notwendigem Personenkreis gestattet.
Wir nutzen für die Verwaltung das Programm Casavi und bieten über diesen Anbieter auch das Online-Portal https://mein.ackermann-gruppe.de an. Um dieses Portal nutzen zu können, erhalten Sie von uns einen Einladungscode und müssen Sie sich dort selbst registrieren und ein geeignetes Passwort für Ihren persönlichen Zugang vergeben. Bei der Registrierung können Sie Ihre eigenen Daten Adresse, E-Mail, Telefon korrigieren oder ergänzen.
Alle weiteren Daten sind freiwillig und können Sie selbst bestimmen. Wie die Daten von Casavi verarbeitet werden, können Sie den Datenschutzhinweisen von Casavi entnehmen, die Ihnen bei der Registrierung über einen Link auf der Registrierungsseite zur Verfügung gestellt werden. Hier gerne der Link dazu: https://static.mycasavi.com/pages/de/latest/privacy-statement/end-customers.html
Über das Portal können Sie uns nach persönlicher Registrierung Nachrichten / Anfragen über SSL verschlüsselt zukommen lassen. Welche Daten Sie uns hier zur Verfügung stellen, können Sie ebenfalls selbst bestimmen.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist primär Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.
Gegebenenfalls stützen wir die Verarbeitung auch auf Art. 6 Abs. 1 lit f) DSGVO. Die Verarbeitung findet aufgrund berechtigten Interesses statt. Wir gehen davon aus, dass die Verarbeitung beispielsweise zur Kommunikation ebenso im Sinne der betroffenen Person ist. Ebenfalls fällt die Speicherung Ihrer Daten in unseren internen Verwaltungsprogrammen darunter.
Für bestimmte andere Verarbeitungen stützen wir die Verarbeitung auch auf Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit a) DSGVO). In den betreffenden Fällen holen wir Ihre Einwilligung gesondert ein.
Speicherdauer, bzw. Kriterien zur Festlegung der Dauer
Wir bewahren Ihre uns zur Verfügung gestellten Daten nur so lange auf, um die vorgenannten Zwecke zu erfüllen oder wie es die vom Gesetzgeber vorgesehenen vielfältigen Speicherfristen festlegen. Beispielsweise kann sich die Aufbewahrungsfrist Ihrer Daten aus § 257 des Handelsgesetzbuches (HGB) sowie § 147 der Abgabenordnung (AO) herleiten. Hier wird von jedem Kaufmann gefordert, Handelsbücher für die Dauer von 10 Jahren, sowie Handelsbriefe (auch vertragsrelevante E-Mails) für die Dauer von 6 Jahren aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, bzw. der Handelsbrief empfangen oder abgesandt wurde.
Ebenfalls müssen wir die Vorgaben aus dem bundesdeutschen Wohnungseigentumsgesetz (WEG) beachten.
Entfällt der jeweilige Zweck bzw. nach Ablauf der entsprechenden Fristen, werden Ihre Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt bzw. gelöscht.
Weitergabe Ihrer Daten an Dritte
Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte, wenn dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie eingewilligt haben.
An folgende Dienstleister geben wir Ihre Daten zum jeweils beschriebenen weiter:
Handwerker – zur Durchführung von Dienstleistungen (nach Einwilligung auch Details wie Telefonnummer zur direkten Kontaktaufnahme)
verschiedene Dienstleister für Heizkostenablesung und Abrechnung sowie Prüfung / Wartung der Rauchwarnmelder
Bei Nutzung des Online-Portals https://mein.ackermann-gruppe.de kann der Anbieter Casavi Zugriff zu Zwecken im Rahmen von Wartung / Support auf die dort gespeicherten Daten erhalten. Dazu haben wir mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen.
Bei nicht registrierten Eigentümern oder Mietern trifft dies nicht zu, hier müssen Aufträge und Kontaktdaten bspw. zur Weitergabe an Handwerker über i. d. Regel weniger sichere Wege wie unverschlüsselte E-Mails ausgetauscht werden.
Datenübermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation
Als Drittland sind Länder zu verstehen, in denen die DSGVO kein unmittelbar geltendes Recht ist. Dies umfasst grundsätzlich alle Länder außerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums.
Es findet keine Datenübermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation ohne gesetzliche Grundlage statt.
Durch die Nutzung von Microsoft 365 können wir (trotz Einstellung der Server in Deutschland) nicht ausschließen, dass ggf. eine Datenübermittlung an ein Drittland stattfindet.
Für Datenübermittlung in die USA gilt: Seit Juli 2023 existiert ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Data Privacy Framework), welches die USA als ein Drittland mit einem der EU vergleichbaren Datenschutzniveau ausweist. Der Angemessenheitsbeschluss kann nunmehr als Grundlage für Datenübermittlungen an zertifizierte Organisationen in den USA dienen.
Ausweislich der vom US Department of Commerce veröffentlichten Liste der zertifizierten Unternehmen, ist die Microsoft Corporation als zertifiziertes Unternehmen gelistet.
Widerruf
Erfolgt die Verarbeitung aufgrund von Einwilligungen, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, der Nutzung Ihrer Daten für interne Zwecke mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Hierzu genügt es, eine entsprechende E-Mail an
Hinweis auf die jeweiligen Betroffenenrechte
Sie haben das Recht, über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten Auskunft zu erhalten. Auch können Sie die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen. Ferner steht Ihnen unter bestimmten Voraussetzungen das Recht auf Löschung von Daten, das Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit zu.
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Datenschutzkanzlei Lenz GmbH & Co. KG
Sven Lenz
Bahnhofstraße 50, D-87435 Kempten
Telefon: +49 831 930653-00
E-Mail:
Hinweis auf Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.
Die Anschrift der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde lautet:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 27, 91522 Ansbach, Deutschland
Telefon: +49 981 53-1300
Telefax: +49 981 53-981300
Das Beschwerdeformular des Bayerischen Landesamtes für Datenschutzaufsicht können Sie über folgenden Link öffnen: https://www.lda.bayern.de/de/beschwerde.html